Sinds de ingevoerde Coronamaatregelen van de overheid zijn de meesten van ons alweer enige tijd gewend aan het thuiswerken. De één kan niet wachten tot hij weer vanaf zijn oude vertrouwde werkplek aan de slag kan, terwijl volgens de ander thuiswerken ook z’n charmes heeft. In ieder geval ben je waarschijnlijk veelvuldig gebruik gaan maken van Microsoft Teams. Wij van ViaData namelijk ook! We geven je graag een overzicht van de handigste features in Teams volgens onze collega’s.
Achtergrond aanpassen
Voor als je het niet prettig vindt dat anderen tijdens een videogesprek uitgebreid jouw thuiswerkplek kunnen bewonderen, was er al de mogelijkheid om de achtergrond te ‘blurren’ (vervagen). Sinds een paar dagen is deze mogelijkheid uitgebreid met de optie om een geheel andere achtergrond te kiezen uit een lijst met afbeeldingen. Ook een custom achtergrond op basis van een zelfgekozen foto is mogelijk. Plaats hiervoor een afbeelding in de map %APPDATA%\Microsoft\Teams\Backgrounds op jouw computer.
Microfoons muten en 9 mensen tegelijk in beeld bij groepsmeetings
Binnenkort zie je bij een vergadering in groepsverband maximaal 9 personen tegelijk in beeld. Stukken beter dan vier natuurlijk, zeker wanneer je gezellig aan het bijpraten bent tijdens de VriMiBo. Als organisator kun je overigens alle microfoons van andere deelnemers muten, wat voorkomt dat deelnemers door elkaar heen praten. Microsoft voegt binnenkort ook een ‘raise hands’ feature toe, zodat deelnemers kunnen aangeven dat ze iets willen zeggen. De organisator van de vergadering kan dan de Microfoon van desbetreffende deelnemer weer activeren, wel zo gestructureerd!
Tegelijkertijd meerdere exemplaren van Teams gebruiken
Gebruik je Teams voor meerdere organisaties, dan wil je wellicht twee of meer exemplaren tegelijk gebruiken zonder te hoeven switchen of van de webversie gebruik te maken. Hiervoor bestaat een handige workaround. Bekijk het filmpje van Microsoft hiernaast.
Gezamenlijk notities bijhouden op een whiteboard
Al enige tijd bestaat er de mogelijkheid om tijdens een meeting gebruik te maken van een interactief whiteboard. Hiervoor klik je op ‘delen’ en kies je rechts in beeld voor de optie ‘whiteboard’. Alle deelnemers kunnen hierop tekenen en achteraf kun je het resultaat exporteren als afbeelding.
Sneller de juiste persoon vinden met behulp van Tags
Soms werk je met zoveel mensen samen, binnen en buiten je organisatie, dat het lastig is om alle namen van projectleden, proceseigenaren of experts te onthouden. Na lang zoeken heb je eindelijk de naam gevonden van degene die je nodig hebt. Bespaar jezelf veel tijd door gebruikers binnen je Team te organiseren op basis van kenmerken. Je kunt bijvoorbeeld tags toevoegen op basis van rollen, vaardigheden of expertises. Zodra je de juiste tags hebt toegepast, kun je de volgende keer snel en eenvoudig de juiste personen terugvinden. Bekijk hier hoe je tags kunt toevoegen in Teams.
En verder…
Microsoft Teams kent nog veel meer handige features, waarover je meer te weten komt door het volgen van (gratis) online tutorials, video’s (Microsoft Mechanics) of de help-functie in de app. De snelste manier om écht goed thuis te raken in Teams is door het gewoon zoveel mogelijk te gebruiken. Een paar laatste mogelijkheden binnen Teams die we je niet willen onthouden, zijn:
- De vertaalfunctie (werkt nu nog alleen in Engels, wordt binnenkort verder uitgebreid)
- Tijdens het chatten met een collega eenvoudig bekijken welke documenten jullie met elkaar hebben gedeeld (zie het tabblad ‘bestanden’ in de balk boven de chat)
- Wist je dat je ook kunt bellen vanuit Microsoft Teams? Je hebt hiervoor een speciale licentie nodig, maar het zou zomaar een vervanger kunnen zijn van (de meeste) vaste toestellen in jouw organisatie. Meer weten? ViaData is ook gespecialiseerd in hosted telefonie!