Verbinding en efficiëntie bij HomeTeam dankzij slimme ICT

Een jaar geleden koos onderhoudsbedrijf HomeTeam voor Connect-It, de slimme oplossing voor het managen van vastgoedonderhoud van ViaData. De overstap naar Connect-It leverde de organisatie een flinke efficiëntieslag op, onder meer doordat werkzaamheden optimaler (geautomatiseerd) gepland kunnen worden. Dit leidt tot minder logistieke kosten en blije werknemers die minder reistijd kwijt zijn. Bovendien heeft het de zelfstandigheid en verantwoordelijkheid van de vaklieden vergroot. Zij zijn nu in staat om bij extra werkzaamheden deze zelf te registreren en ter plaatse met de klant een eventuele vervolgafspraak te plannen.

HomeTeam is een zelfstandig vastgoedonderhoudsbedrijf dat wordt ingezet voor zowel dagelijks, mutatie- als projectmatig onderhoud. De organisatie werkt behalve met eigen vaklieden in loondienst ook met franchisenemers en gecertificeerde, zelfstandige partnerbedrijven en ondernemers. Doordat binnen HomeTeam diverse specialismes vertegenwoordigd zijn, is het bedrijf in staat aan de uiteenlopende opdrachten te voldoen. Deze aanpak vraagt om slimme ICT-oplossingen. We vroegen directielid Sylvia Bosboom naar de ervaringen met Connect-It én de samenwerking met ViaData.

Op dit moment wordt Connect-It door ongeveer 50 medewerkers gebruikt binnen verschillende teams. De collega’s van de afdeling klantadvies gebruiken het voor de intake (in combinatie met een ander pakket) en de planning. Zij werken nauw samen met de afdeling werkvoorbereiding en de vaklieden. Voor deze teams zijn ongeveer 35 ‘mobile clients’ in gebruik. Daarnaast is sprake van een schil van onderaannemers en partners, zodat we de tijdige uitvoering van gevraagde werkzaamheden kunnen garanderen. Ook zij worden deels gepland met behulp van Connect-It. Een aantal partnerbedrijven ontvangt de opdracht en plant zelf een vervolg met de klant.

In hoeverre heeft Connect-It de manier van samenwerken veranderd?

Voorheen belden onze vaklieden met een speciale ‘terugkoppel-lijn’ vanwege de vertaalslag naar technische gegevens, materiaalbestellingen en het plannen van nieuwe afspraken. Nu verlopen deze stappen via Connect-It en wordt in de meeste gevallen ter plaatse met de klant een vervolgafspraak gemaakt. Hoewel de mogelijkheid voor terugkoppeling met klantadvies en werkvoorbereiding nog steeds bestaat, heeft deze werkwijze een flinke efficiëntieslag opgeleverd. Daarnaast heeft het de zelfstandigheid van onze collega’s en hun onderlinge samenwerking vergroot. In de oude werkwijze was iedereen verantwoordelijk voor zijn eigen stukje werk, nu is daar veel meer gezamenlijkheid in gekomen. Het heeft onze collega’s dichter bij elkaar gebracht.

Welke features van Connect-It kunnen jullie niet meer zonder?

Naast het bijhouden van de werkbonstatus en het zelfstandig plannen van afspraken, willen we niet meer zonder het planvoorstel met route-optimalisatie. Aanvankelijk vonden we deze optie spannend. We gebruikten het niet, omdat we gewend waren alles zelf te controleren. HomeTeam werkt in een buitengebied met veel kleine dorpen en heeft verhoudingsgewijs te maken met veel reistijd. Met de ondersteuning vanuit ViaData hebben we gemerkt dat het planvoorstel juist een efficiëntere planning oplevert. En het systeem leert van zichzelf; naarmate er meer data wordt verzameld werkt het steeds slimmer. We checken nog wel op hiaten, maar het scheelt enorm.

Welke veranderingen merken jullie op het vlak van huurderstevredenheid?

Als onderhoudsdienst hebben we voornamelijk contact met de klant, in ons geval de corporaties. We hebben wel inzicht in de feedback vanuit huurders middels een Klant Contact Monitor Systeem en zien dat zij vooral tevreden zijn over de snelheid waarmee ze geholpen worden, zowel telefonisch als tijdens de uitvoering van een klus. Daar heeft Connect-It absoluut aan bijgedragen.

Hoe ervaart HomeTeam de samenwerking met ViaData?

Wat we enorm waarderen is de manier waarop met ons mee wordt gedacht en het initiatief dat daarin wordt genomen. Voorheen werkten we met specifieke maatwerkoplossingen. Die zijn tijdrovend en kosten relatief veel geld. Bij de dienstverlening vanuit ViaData ervaren we duidelijk meerwaarde omdat we regelmatig worden geattendeerd op mogelijkheden om features nóg beter te benutten. Van de vaklieden krijg ik terug dat ViaData consultant Robin écht hun taal spreekt. Als iemand iets niet begrijpt, ziet Robin dat ook en zoekt hij een andere invalshoek. Sommige vaklieden waren al 17 jaar lang gewend om met het oude systeem te werken. Dan is het logisch dat niet iedereen vooraan staat om over te stappen op iets anders. Robins geduldige en begripvolle manier van samenwerken heeft ervoor gezorgd dat de overstap naar Connect-It heel soepel is verlopen.

Gerelateerde onderwerpen:

Deel deze klantcase

Menu