Royal Koopmans: efficiënt IT-beheer met ViaData als vangnet

Ruim 200 werkplekken én een productieomgeving ondersteunen met een team van vier IT’ers. Het gebeurt bij Royal Koopmans in Leeuwarden. Samen met zijn team koos IT-manager Ivo Reitsma voor een volledig nieuwe ICT-infrastructuur met de producten van Cisco Meraki. De implementatie leverde de organisatie een flinke efficiëntieslag op. Ivo Reitsma vertelt over het project en de samenwerking met ViaData.

De samenwerking met ViaData is voor ons een goede balans tussen kundig uitvoerend personeel en consultants die samen met ons de juiste innovaties, projecten en voorbereidingen kunnen uitvoeren.

Optimale inrichting

Het uitrollen van de nieuwe ICT-infrastructuur vond in eigen beheer plaats. Reitsma: “We hebben zelf de kennis en kunde voor het opzetten van de omgeving, maar maakten als back-up gebruik van ViaData. Zo is er onder meer meegekeken en -gedacht over de meest optimale inrichting. Wanneer nodig konden we bij de projectleiders en consultants van ViaData terecht met vragen, waardoor het project heel vlot verliep.”

Korte lijnen en snel schakelen

Royal Koopmans kwam met ViaData in contact tijdens een actie van Cisco Meraki. Reitsma vervolgt: “We maakten al gebruik van Meraki, maar tot voor kort ging het alleen om enkele access points voor de inrichting van ons draadloze netwerk. Hierdoor maakten we al wel gebruik van het ‘cloudbased dashboard’ en wisten we dat er nog veel meer mogelijk is. Zo wilden we bijvoorbeeld meer te weten komen over de uitgebreide opties op het gebied van ‘troubleshooting’. Vanuit die interesse kwamen we in contact met een accountmanager van ViaData. Tijdens deze kennismaking zijn onze situatie en toekomstplannen op IT-gebied uitgebreid besproken en bleken zowel ViaData als de producten van Meraki uitstekend bij onze organisatie en wensen te passen.”

Toekomstbestendig

De keuze voor Meraki is volgens Reitsma tweeledig: “Ten eerste waren we op zoek naar een manier om ons IT-team wendbaarder te maken. We houden namelijk met vier man onze volledige IT-omgeving 24/7 draaiende, waarbij ieder van ons eigen specifieke kerntaken en specialismen heeft. Bij ziekte of verlof van één collega is dus meteen een kwart van onze capaciteit én expertise weg. Dankzij Meraki is het netwerkbeheer drastisch vereenvoudigd. We kunnen nu sneller schakelen en het hele team kan er mee werken zonder veel specialistische kennis van networking nodig te hebben. Ten tweede biedt Meraki een toekomstbestendig platform dat via API-koppelingen oneindig kan worden uitgebreid met slimme technologieën. Zowel voor onze afdeling als de productieomgeving biedt dat veel perspectief. Daarnaast is het natuurlijk prettig dat het platform voortdurend wordt doorontwikkeld.”

Grootschalige migratie

Dit jaar staat er nog een tweede project op de agenda van Royal Koopmans. “Vóór de zomervakantie willen we volledig zijn overgestapt op Microsoft 365. Het gaat hierbij om ongeveer 200 gebruikers. Om te kunnen testen en ervaring op te doen met de techniek, hebben we alvast een gedeelte overgezet. Dit is ook hoe ViaData de migratie binnen haar eigen organisatie heeft aangepakt, vandaar dat we op advies dezelfde werkwijze kiezen.”

Expertise en mankracht

“De belangrijkste uitdagingen van de Microsoft 365-migratie liggen op het vlak van werkplekbeheer en ‘Mobile Device Management’. Denk hierbij ook aan het instellen van adequate ‘security policies’. Vanwege de complexiteit is gekozen om dit project grotendeels aan ViaData uit te besteden. Een andere reden daarvoor is dat Koopmans op het moment intern te weinig resources beschikbaar heeft om het project zelfstandig aan te pakken. Na de migratie gaan we naar een constructie waarbij ViaData het beheer gedeeltelijk uit handen neemt en 24 uur per dag stand-by is voor eventuele troubleshooting. Het belangrijkste aan een ICT-partner is voor ons dat er korte communicatielijnen zijn en er snel geschakeld kan worden. Daarom zijn we blij dat we in ViaData een vangnet hebben gevonden die op afroep snel expertise en mankracht kan bieden.”

Scherp op de markt

“De samenwerking met ViaData is voor ons een goede balans tussen kundig uitvoerend personeel en consultants die samen met ons de juiste innovaties, projecten en voorbereidingen kunnen uitvoeren. Het is als klein team essentieel dat een ervaren bedrijf als ViaData voor ons beschikbaar is om gericht advies te geven over nieuwe oplossingen en passende producten. Zo houden zij ons scherp op de markt en wij Koopmans up-to-date. Wij hopen onze samenwerking met ViaData nog verder uit te breiden en hiermee een relatie te bouwen voor de toekomst zodat Koninklijke Koopmans nog minimaal 175 jaar kan bestaan”, aldus Reitsma.

Over Royal Koopmans

Door het ontwikkelen en leveren van innovatieve, op graan gebaseerde voedingsmiddelen draagt Royal Koopmans bij aan de steeds veranderende vraag van de consument naar smaakvolle, gezonde en duurzame voeding. Het bedrijf bestaat sinds 1846 en levert haar oplossingen aan nationale en internationale afnemers. Tegenwoordig bestaat Koopmans uit twee gespecialiseerde bedrijfsonderdelen: meel en producten op het gebied van foodcoating. Binnen de organisatie zijn ruim 200 werkplekken die sinds 2019 door een team van vier IT’ers worden beheerd.

Gerelateerde klantcases:

Deel deze klantcase

Menu