Hoe Woonzorg Nederland onderhoud digitaliseerde met ViaData

Reparatieopdrachten van vijf pagina's, geprint, met de vakman mee de bus in. Facturen ingescand, teruggestuurd per mail, ergens opgeslagen in een map die niemand meer terugvond. Voor Woonzorg Nederland was dit tot niet zo lang geleden de werkelijkheid.

Inge Scholte, Manager Change & Digitalisering bij Woonzorg Nederland, was vanuit Woonzorg Nederland nauw betrokken bij de digitalisering van onder andere het onderhouds- en inspectieproces: van proceskeuzes en leverancierssamenwerking tot adoptie in de organisatie. Inge omschrijft het zonder omwegen: “Het was stroperig. We wisten niet wat er speelde in ons vastgoed, bewoners wisten niet wanneer de monteur zou komen en onze bewonersconsulenten tastten in het duister. De brij aan data maakte sturen moeilijk."

Een organisatie met een specifieke opgave

Woonzorg Nederland is geen doorsnee corporatie. De organisatie richt zich volledig op senioren- en zorghuisvesting, verspreid over heel Nederland, met tientallen onderhoudspartijen die elk hun eigen specialisme meebrengen. Dat vraagt om coördinatie en duidelijkheid, en een stukje begrip voor wie er in die woningen woont. Grotendeels zijn dit vitale mensen vanaf 55+, maar soms ook bewoners die zorg nodig hebben. De opgave van Woonzorg Nederland is betaalbare woningen creëren voor senioren, waarbij de mogelijkheid tot ontmoeten en zelfredzaamheid centraal staan. En goede informatievoorziening hoort daar gewoon bij.

De keuze voor een partner

De richting was duidelijk: het onderhouds- en inspectieproces moest digitaal, inzichtelijk en goed geïntegreerd met de bestaande Microsoft-omgeving. Vanuit de markt kwam ViaData positief naar voren en niet alleen vanwege de software. “We konden samen iets nieuws bouwen,” vertelt Inge. “De inspectieapplicatie was er nog niet; die hebben we echt in co-creatie opgezet. Voor Connect-It 365 was de volwassenheid van het product doorslaggevend.”

Maar wat het verschil maakte, was iets anders. Het vaste aanspreekpunt bij ViaData, Roel Jakobs, dacht verder dan de software. Hij begreep dat de mens het uitgangspunt moest zijn, niet het systeem. Dat voelde vanaf het begin anders.

Eerlijk over wat niet vanzelf ging

De weg ernaartoe was niet zonder hobbels. Leveranciers moesten samenwerken, processen moesten veranderen, en intern vroeg dat het nodige van mensen. Niet iedereen bewoog even soepel mee.

"Als ik één ding anders zou doen, is het dat we eerder hadden moeten inschatten welke andere competenties en talenten dit van onze medewerkers vraagt" vertelt Inge. "Verandering vraagt andere dingen van mensen. Adoptie gaat niet vanzelf, maar vooral hoe je op een andere manier gaat werken wordt onderschat."

Wat het project door zware momenten heen hielp, was iets eenvoudigs maar onmisbaars: vertrouwen. Persoonlijk contact. Samen de schouders eronder. "We hebben het écht met elkaar gedaan, dat is precies waarom het nu staat zoals het staat."

Wat er concreet veranderd is

Waar reparatieverzoeken eerder versnipperd door mail, papier en losse terugkoppelingen liepen, is er nu één digitaal proces van aanvraag tot afhandeling. Dat zorgt voor meer grip op status, betere samenwerking in de keten en een basis om gericht te sturen op first time fix, leegstandsdoorlooptijd en huurdertevredenheid.

"De samenwerking tussen huurder, leverancier en uitvoerende partij valt steeds meer op zijn plek. En de doorlooptijd van een woning in de leegstand is een van de meest zichtbare verbeteringen." - Inge Scholte

De dashboards en stuurinformatie komen nu pas echt op gang. De focus lag eerst op het proces zelf, de data is er, de kwaliteit groeit en nu wordt verder gebouwd aan hoe die informatie echt ingezet kan worden voor slimmere vastgoed sturing.

Verder bouwen op een betere fundering

De ambities stoppen niet bij efficiënter werken. Woonzorg Nederland wil voorspelbaarder worden en ziet AI als een logische volgende stap.

"Goede data is de basis voor betere keuzes, betere voorspelbaarheid en straks ook voor AI. We zijn daar echt mee bezig." - Inge Scholte

De inspectietool wordt de komende tijd breder ingezet: naast mutatieonderhoud tot aanvangs-, voor- en eindinspecties ook voor andere inspecties die voor Woonzorg Nederland relevant zijn.

Wat zou je collega-corporaties ofzorginstellingen adviseren die voor een vergelijkbare digitaliseringsstapstaan?

Mijn belangrijkste advies aan collega-corporaties en zorginstellingen is: begin niet bij de applicatie, maar bij de beweging die je als organisatie wilt maken. Digitalisering is namelijk nooit alleen een IT-opgave. Het raakt hoe je samenwerkt, hoe duidelijk je processen zijn, hoe je besluiten neemt, hoe je met leveranciers omgaat en uiteindelijk ook hoe huurders of cliënten de dienstverlening ervaren.

Bij Woonzorg Nederland heb ik gezien hoe belangrijk het is om breder te kijken dan het systeem alleen. De stap naar digitaal werken ging niet alleen over bijvoorbeeld efficiënter onderhoud. Het ging ook over anders kijken naar eigenaarschap, samenwerken in de keten, vertrouwen op data en durven sturen op wat je ziet.

Digitalisering is geen ICT-project, maar een veranderopgave. Begin dus niet alleen met software en koppelingen, maar ook met eigenaarschap, procesafspraken, communicatie en begeleiding van de mensen die ermee moeten werken.

“Neem de interne organisatie vooraf mee, niet achteraf. Communiceer breed en wees eerlijk over wat er gaat veranderen. En kies een partner die meer doet dan software leveren. Iemand die meedenkt, ook als het ingewikkeld wordt.", aldus Inge.

Een digitale keten neerzetten vraagt meer dan techniek. Het vraagt om richting, volhouden, eerlijk communiceren en partners die naast je blijven staan als het ingewikkeld wordt. Precies daar is het verschil gemaakt.

“Een achtbaan is met de juiste mensen naast je een feestje. Zonder de toewijding en saamhorigheid die we met elkaar konden creëren, stonden we niet waar we nu staan." –Inge Scholte.

Woonzorg Nederland is een landelijk opererende woningcorporatie gespecialiseerd in senioren- en zorghuisvesting. Via Connect-It 365 en de Inspectietool van ViaData digitaliseert de organisatie haar volledige onderhouds- en inspectieketen.