Veel corporaties werken dagelijks met woninginspecties die door ketenpartners worden uitgevoerd. Als corporatie wil je deze vastgelegde gegevens gemakkelijk in de systemen kunnen opnemen. Tegelijkertijd wil je de ketenpartners niet onnodig belasten met jouw eisen voor de vastlegging van data die vaak afwijken van de eisen van andere opdrachtgevers van de ketenpartners. Maar hoe doe je dat? En hoe bevorder je als corporatie de samenwerking binnen de keten? CorporatieGids Magazine sprak erover met Corné van Eijk, Manager Dagelijks Onderhoud bij de Alliantie.
De Alliantie besloot hier in 2019 iets aan te doen en introduceerde met Sequent NXT een vernieuwende manier van samenwerken binnen de keten. Corné zegt hierover: “Geen losstaande projecten, maar langdurige partnerschappen met ketenpartners met een gedeeld doel. Onze interieurpartners moesten voorheen bijvoorbeeld verplicht werken met de Alliantie-software en -tablets zodat wij de data in onze systemen konden verwerken. Voor één opdrachtgever is dat nog wel te doen, maar het wordt heel vervelend als je als ketenpartner de opnameapparatuur en -software van iedere afzonderlijke opdrachtgever moet gebruiken. Ook kwam het nog regelmatig voor dat we opnamegegevens handmatig moesten invoeren waarbij onvermijdelijk ook fouten werden gemaakt. Door deze situatie ontstond bij ons – maar ook bij onze partners – de behoefte aan het flexibeler organiseren van woninginspecties en het binnen de keten slimmer uitwisselen van informatie. Waarbij iedere partij haar eigen expertise inbrengt en waarbij we meer op vertrouwen konden samenwerken.”
De DICO-standaard
Het adopteren van de DICO-standaard maakte dit volgens Corné mogelijk. “Deze standaard – DICO staat voor DIgitale COmmunicatie – bestaat uit strikte afspraken over hoe data worden vastgelegd en uitgewisseld. Met deze standaard bereiken we bij de Alliantie efficiëntere interne processen waardoor we een volledig geautomatiseerd traject hebben voor opname en offerte, opdrachtverstrekking, uitvoering en facturatie. Daarnaast leidt de standaard tot een sterk verbeterde samenwerking met ketenpartners. We werken nu bijvoorbeeld met een eenmalige, gestandaardiseerde vastlegging, ongeacht de gebruikte opnameapparatuur en werkwijze. Bovendien voorkomen we zo dat er voor één mutatie twee administraties bijgewerkt moeten worden zoals in het verleden: een van de Alliantie en een van de partner.”
Betere beveiliging
Goede digitale communicatie met ketenpartners leidt tot grote voordelen voor de Alliantie. Volgens Corné moet je naast de genoemde voordelen ook denken aan een betere beveiliging van privacygevoelige data: “We kunnen nu namelijk in onze systemen het onderscheid maken tussen interne en externe inspecties waardoor onze partners alleen nog maar technische data te zien krijgen. Daarnaast merken we dat het hele proces minder tijd in beslag neemt en de kwaliteit hoger is door minder fouten, wat resulteert in meer betrouwbare data. De nieuwe werkwijze maakt het voor zowel de Alliantie als de ketenpartners gemakkelijker en er is door de gestandaardiseerde structuur minder afstemming tussen mijn collega’s en de partners nodig. Een belangrijk voordeel voor de ketenpartners is dat zij nu niet meer verplicht zijn om Alliantie-tablets en -software te gebruiken, maar dat zij met hun eigen middelen kunnen werken. En daardoor besparen zij tijd, moeite en geld binnen hun eigen werkwijze met daarbij een hogere kwaliteit van de data.”
Project in nauwe samenwerking
“Het DICO-project hebben we in zeer nauwe samenwerking gedaan met ketenpartners en onze softwareleveranciers zoals ViaData en Mareon,” gaat Corné verder. “De hoge mate van betrokkenheid van zowel ViaData als de overige partners is in dit soort situaties noodzakelijk om tot een goed resultaat te kunnen komen. Het project is inmiddels verder gevorderd en na een succesvolle proef zijn we nu bezig met een gefaseerde uitrol met als uiteindelijk doel om alle interieurpartners aan te laten sluiten. De reacties van de tot nu toe aangesloten partners zijn positief.”
Hechtere ketensamenwerking
De nieuwe manier van samenwerking bevalt Corné goed. Samen met de interieurpartners wordt nu gestreefd naar langdurige partnerschappen. Het verbeteren en onder andere verduurzamen van woningen, tegen lagere kosten en hogere kwaliteit, is het gezamenlijke doel. Voor corporaties die overwegen ook met de DICO-standaard te gaan werken, heeft Corné een aantal adviezen: “Werk samen met ketenpartners en softwareleveranciers en zorg voor een proof of concept voordat je breed uitrolt. Bedenk dat standaardisatie alleen werkt als de hele keten meedoet, maar bedenk vooral: samen bereiken we meer.”
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Theo Scholten
Wil je Embrace liever van binnen bekijken?
Meer weten over dit onderwerp?
